Introducción
Sistema orientado y desarrollado exclusivamente para la Gestión Administrativa Comercial de empresas o comercios, cubriendo tanto los aspectos operacionales como fiscales e impositivos. Estructurado para uso en Puntos de Venta y en Puestos Administrativos, con un Panel Central que brinda las funciones básicas para la ejecución por parte de los Operadores y un módulo integral para el Control de la Gestión, a utilizar por la parte Administrativa o Gerencial de la Empresa. Un riguroso control de acceso a través de usuario/contraseña, con distintos niveles de intervención, permiten seleccionar las funcionalidades a las que tendrá acceso el usuario.
Principales funciones del sistema
Punto de Venta. Este panel permite realizar las siguientes funciones:
Emisión de Comprobantes de Venta (Facturas A y B, Tickets, Tickets-Factura A y B, Remitos, Notas de Débito A y B, Notas de Crédito A y B y Presupuestos) , a través de las impresoras fiscales homologadas por AFIP, formularios pre impresos o en forma electrónica. Principales características de la facturación: - Puede ser individual o en lote para un grupo grande de clientes al que se le tenga que facturar el mismo concepto en forma periódica (mensual, bimestral, semestral, etc.) - Permite descuento general en la factura, descuento por ítem o ambos. - Incorpora automáticamente Nº de Lote, Nº de Serie y Fechas de Vencimiento de los artículos. - Asignación de vendedores, comentarios extras y datos adicionales que se requieran. - Cálculo automático de percepciones de IIBB. - Facturación automática de Remitos o Presupuestos emitidos con anterioridad. - Confección de Plan de Financiación en Cuotas con cálculo automático de intereses. - Factura Anticipada sin entrega de mercadería en el momento.
Facturación Electrónica , ya sea en tiempo real de facturación o en forma diferida, se gestiona vía webservice (WSFE) del AFIP la autorización del comprobante de venta que se materializa mediante la devolución del correspondiente CAE (Clave de Autorización Electrónica), que valida el comprobante. Cuando se dispone de conexión normal a Internet y el servicio web se encuentra activo, se puede gestionar la autorización al terminar de realizar la venta, tal como si la misma se enviara a la impresora en la normativa tradicional. La operación se realiza en forma automática y totalmente transparente al usuario, registrándose en la base de datos el CAE obtenido. En el caso que el servicio web no se encuentre activo o no se disponga temporalmente de Internet, las operaciones de ventas se pueden realizar igualmente, acumulándose en la base de datos a la espera del restablecimiento del servicio, siendo esta operatoria completamente válida y admitida por el Ente Regulador hasta los plazos establecidos para ello. Tras la normalización, puede seleccionarse el comprobante o lotes de ellos para enviar a autorizar, completándose el ciclo en su segunda fase.
Los remitos y notas de créditos se emiten en documentos no fiscales homologados. Las Notas de Créditos, requieren del ingreso del número de Comprobante Manual y se utilizan para reversar errores de facturación.
Consulta rápida de precios , mediante el ingreso del código individual del artículo, código de barras o descripción.
Consulta de Cuentas Corrientes de Clientes.
Rápidos buscadores de artículos y clientes por descripción , con solo el pulsado de algunas letras que componen el nombre del artículo o cliente.
Administración Central
Este panel permite realizar las siguientes funciones:
Diálogos de ingreso y mantenimiento de Archivos de Clientes, Proveedores y Artículos, basados en visualizadores tabulares que permiten una rápida búsqueda, ordenados por código o descripción y posterior visualización o edición mediante diálogo tipo ficha.
Seguimiento de Cuenta Corriente de Clientes y Proveedores, con imputación total o parcial de uno o varios comprobantes. Permite pagos menores, iguales o mayores a la suma de comprobantes seleccionados, generando un anticipo en los casos en que el pago sea mayor.
Seguimiento del Circuito de Tarjeta de Créditos, ventas con imputación a distintas tarjetas de créditos, registro de las presentaciones y posterior liquidación con imputación resultante a la cuenta de Bancos indicada en la definción de la Tarjeta.
Seguimiento del Libro de Bancos, con manejo de todas las cuentas corrientes propias habilitadas en los Bancos donde opere la Empresa. Permite libramiento de cheques propios con imputación. Depósitos de Valores al Cobro con acreditación automática al cumplirse el plazo de demora dependiente de la plaza librada. Conciliación bancaria con el agregado de débitos y gastos en plena tarea.
Cartera de Cheques de Terceros, clasificada en Valores en Cartera, Valores Depositados al Cobro, Valores ya imputados, Valores Cobrados e Histórica. En todos los casos se pueden visualizar todos los datos correspondientes a un cheque en particular.
Reposición de Stock, basado en el establecimiento de un punto crítico o de reposición en el salón de ventas. Impresión de listado con artículos a reponer. Clasificación de grupos y subgrupos de artículos para manejo de stock en almacén o directamente en salón de venta.
Libros de IVA Ventas y Compras y Resumen General de Ventas y Compras, con información para SIAP-AFIP y liquidación de Ingresos Brutos. Prepara archivos txt de IVA Ventas y Compras para exportar al Holistor.
Proyección Saldo de IVA, permite visualizar en cualquier momento del mes el saldo del IVA fiscal. Teniendo en cuenta las retenciones y el débito y crédito fiscal del período indicado.
Planilla de Caja, donde se reflejan todos los movimientos de efectivo y cheques, para llevar un escrito control de los ingresos y egresos del día.
Lista de Precios, se pueden definir la cantidad que sean necesarias y asignarle una por defecto a un cliente determinado.
Actualización de Precios, cuenta con varias formas rápidas. Se pueden actualizar por Lista de Precios, Grupo de Artículos, Política de Precios, Proveedor y por un Nomenclador General.
Exportación a Distintos Aplicativos de AFIP Para dar cumplimiento a las normativas vigentes, se pueden exportar datos a los siguientes aplicativos: Rég. de Inf. de Compras y Ventas, SiFeRe, SiReD, Siprib, Sicore, Ater, etc..
Facturas de Compra, al momento de ingresarlas se registran automáticamente en el Libro de IVA Compras, en la cta. cte. del proveedor, también aumenta el stock de los artículos, le ofrece la posibilidad de informar los distintos números de serie, números de lote, números de despacho de aduana y fechas de vencimiento de los mismos, permite asignar los artículos a los distintos centros de costo definidos y se pueden actualizar los precios de costo si es necesario.
Órdenes de Compra, posibilitan generar pedidos de mercadería o productos faltantes a proveedores.
Gestión de Contabilidad, definición del Plan de Cuenta acorde al actual utilizado por la Empresa. Definición de Asientos Automáticos que se generan a partir de los movimientos previamente ingresados de Ventas, Compras y Movimientos de Caja. Proceso de Contabilización de Movimientos en forma selectiva, por períodos, con selección del tipo de asientos preferido, en forma mensual, diario o unitaria movimiento por movimiento. Generación de asientos automáticos en archivo temporal para tratamiento posterior y verificación previo a la mayorización. Control del establecimiento de partida doble al momento de mayorizar. Visualización e Impresión de Libros Diarios, Mayor y Balances de Sumas y Saldos y General. Exportación de datos para Sistema de Contabilidad dedicados (Ej: Holistor).
Seguridad del Sistema
Definición de Usuarios. El sistema cuenta con 19 niveles de seguridad distintos mediante la definición de usuarios con contraseña, con distintos privilegios según cada nivel. Cada nivel cuenta también con la posibilidad de ser personalizado por el responsable a cargo. Permitiendo de esta manera que el sistema se adapte un poco mas a las funciones específicas de cada usuario, lo que hace que el sistema no sea tan rígido con respecto a los accesos de los correspondientes usuarios.
Impresión de reportes con listados y estadísticas por ventas o liquidaciones de los distintos servicios, clasificados por distintas variables propias de cada uno de ellos.
Reportes Generales y/o Individuales por Otros Conceptos. Se pautarán con el Sector Administrativo los reportes necesarios y que no fueran detallados en este informe.
Impresión de Libros de Iva Ventas y Compras , con posibilidad de exportarlos a Excel.
Definición y Mantenimiento de Usuarios por distintos niveles de acceso, que habilitan o inhabilitan las operaciones según su nivel asignado.
Opciones de mantenimiento de archivos (depuración y regeneración de archivos índices) para los casos de rotura de los mismos en los casos de cortes de luz o interrupciones abruptas del sistema.
El sistema se encuentra preparado para su funcionamiento en red bajo entorno Windows, pudiendo utilizarse Sistemas Operativos como Windows 95, Windows 98, Windows 2000/2003 y Windows XP, para un número no limitado de terminales.
Se envían e instalan todas las modificaciones introducidas al Sistema generadas a partir de mejoras realizadas por nuestra Empresa para un mejor funcionamiento del mismo, así como las modificaciones o sugerencias indicadas por el Cablevideo. En este último caso, se evaluarán aquellas que representen cambios importantes, las que en este caso se cotizarán por separado.